Bestuurs- en managementassistent

De gemeente Heemskerk is volop in beweging. Onze organisatievisie ‘een wendbare organisatie’ vraagt om lef en eigenaarschap zodat mensen, processen en systemen optimaal op elkaar zijn afgestemd. We zijn een lerende organisatie met veel aandacht op resultaatgericht samenwerken en persoonlijke ontwikkeling.

De organisatie kent drie domeinen. Het Fysieke- en Sociale domein worden ondersteund door het domein Bedrijfsvoering, waar Team Algemene Zaken onderdeel van uitmaakt. Een van de aandachtgebieden binnen dit team is Bestuur- en Management Ondersteuning (BMO). Je werkt zeer nauw samen met de andere assistenten om de collegeleden en het managementteam (gemeentesecretaris en domeinmanagers) optimaal te ondersteunen.

We zijn op zoek naar een collega die gewend is zoveel mogelijk digitaal te werken, snel kan schakelen en doelmatig taken op kan pakken. Een assistente die proactief meedenkt en met verbetervoorstellen durft te komen voor de werkprocessen en de informatiestromen rondom vergaderingen.

Kom jij onze organisatie versterken als:

Servicegerichte bestuurs- en managementassistent 
(24 uur*)

* mogelijk uitbreiding van uren in de toekomst, afhankelijk van organisatorische ontwikkelingen

Profiel

Naast kennis en ervaring vinden wij het vooral belangrijk wie je bent. Je bent de spin in het web als het gaat om het ondersteunen van de collegeleden en het managementteam. Je bent handig met systemen en kunt goed organiseren, plannen en prioriteiten stellen. Jij bent energiek en hebt een positief karakter. Overzicht, nauwkeurigheid en servicegerichtheid typeren jouw manier van werken. Je bent vooruitstrevend als het gaat om het inrichten van de ondersteuningsprocessen en het  beheren van complexe agenda’s. Met vertrouwen en aandacht lever je ondersteuning tijdens de vergaderingen en notuleer je kernachtig en SMART wat de afspraken zijn. Als persoon ben je zeer mens- en samenwerkingsgericht en beschik je over een gezonde dosis zelfkennis en gevoel voor humor. BMO is een klein, maar hecht team, we werken intensief samen en stemmen onze taken onderling zorgvuldig af.

Taken

  • Algemene ondersteuning van de collegeleden, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers;
  • Complex agendabeheer van collegeleden, gemeentesecretaris en domeinmanagers;
  • Ondersteunen van voorzittend domeinmanagers bij de portefeuillehouder overleggen, waaronder agendering en notulering;
  • Ondersteunen van de gemeentesecretaris bij MT-overleggen, waaronder agendering en notulering;
  • Ondersteunen van agendering en notulering bij de collegevergaderingen bij afwezigheid van de bestuursadviseur;
  • Verantwoordelijk voor koninklijke onderscheidingen, jeugdlintjes, erepenningen en aanvragen hofleverancierschap;
  • Het signaleren van knel- en verbeterpunten ten aanzien van kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en het komen met verbetervoorstellen;
  • Beantwoorden van de  telefoon (en na corona opvangen van bezoekers);
  • Behandelen van inkomende en uitgaande (digitale) post en verrichten van diverse correspondentie, maken van planningen, uitnodigingen, etc.;

Kennis en ervaring

  • Je hebt een administratief/secretariële opleiding op MBO 4 niveau en meerjarige ervaring als secretaresse;
  • Je hebt ervaring met het werken in een gemeentelijke of politiek-bestuurlijke omgeving
  • Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
  • Je kunt goed plannen en organiseren en bent resultaatgericht;
  • Je bent dienstverlenend ingesteld, representatief en hebt een proactieve houding;
  • Je kunt goed prioriteiten stellen, je bent stressbestendig en kunt snel schakelen;
  • Je hebt een goede beheersing van MS Office en ervaring en affiniteit met het werken met digitale systemen;
  • Je bent accuraat, integer en discreet;
  • Je bent flexibel met betrekking tot je uren inzet

Herken jij je in het gevraagde profiel? Solliciteer dan nu! We kijken uit naar je reactie.

Ons aanbod

We bieden je een uitdagende functie in een prettige, open werkomgeving. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 3.591 bruto per maand (schaal 8, peildatum 1 oktober 2020) bij een volledige betrekking. Het toepassen van een aanloopschaal kan tot de mogelijkheden behoren. De gemeente beschikt over goede secundaire arbeidsvoorwaarden (17,05% Individueel Keuze Budget). Verder zijn er ruime mogelijkheden voor het volgen van opleidingen en cursussen. Het betreft een aanstelling voor de duur van een jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar een vaste aanstelling.

Meer weten?

Nadere informatie over de functie kan je opvragen bij Hans van Ingen, teamleider Algemene Zaken, 06-44128800.

Sollicitatie

Je sollicitatie met CV en motivatiebrief, kan je vóór dinsdag 18 mei online doen via het formulier. De 1e gespreksronde vindt plaats in de ochtend van 26 en 27 mei 2021. De 2e gespreksronde staat gepland in de ochtend van 3 juni 2021. De gesprekken zullen online worden gevoerd via ZOOM.